潍坊市大数据局

关于印发《潍坊市大数据局档案管理办法》的通知

潍数据发〔2025〕10号

 

局机关各科室，市大数据中心：

现将《潍坊市大数据局档案管理办法》印发给你们，请认真遵照执行。

 

潍坊市大数据局

2025年7月14日

（此件公开发布）

 

潍坊市大数据局档案管理办法

 

第一章 总则

第一条  为加强局机关、大数据中心的档案管理，维护档案的完整与安全，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》、《档案工作突发事件应急处理管理办法》以及《山东省档案条例》，结合我局实际，制定本办法。

第二条  机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。要进一步加强对档案工作的组织领导，健全机构、理顺体制、配备设备、充实人员，积极组织协调，将档案工作纳入整体规划、与业务工作共同推进。

第三条 局机关档案是指局机关、大数据中心各科室在开展各项工作和活动中，直接形成的具有保存价值的各种纸质档案（文字材料、图表、统计数据）、电子档案（数码照片、数字录音、数字录像）、其他载体档案（照片档案、光盘档案）及其他各类不同形式的历史记录。

第二章 工作机构及其职责

第四条  局机关档案室隶属局办公室，档案工作由一名局领导分管、办公室主任主管。局机关档案室设置一名专职档案管理人员，局机关、大数据中心各科室由科长指定一名人员作为兼职档案管理人员，承担本科室文件材料的收集、整理和归档工作。局机关应当建立以局办公室为中心，由局机关、大数据中心各科室负责人组成的档案工作架构。

第五条 专职档案管理人员主要工作职责:

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规、规章及各项相关的方针政策;建立、健全本局档案工作的规章;制定并组织实施档案工作发展规划或计划。

（二）负责局机关、大数据中心各种门类和载体档案的集中统一管理，加强档案信息化建设，积极开发利用档案信息资源。

（三）对局机关、大数据中心各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导。

（四）负责局机关、大数据中心档案的接收、统计、鉴定和销毁工作，按规定定期向市档案馆移交本局具有长久保存价值的档案和向市档案局报送年度档案基本情况的统计工作。

（五）按照《中华人民共和国政府信息公开条例》规定，及时向市档案馆提供主动公开的政府信息文件资料。

（六）认真学习更新档案工作业务，接受市档案局档案管理科室的监督、指导和检查，不断提高工作质量和工作效率。

第六条 兼职档案管理人员主要职责:

按照“谁主管谁负责、谁生成谁负责”的原则，负责本科室业务活动中形成的具有保存价值的各种载体档案的收集、整理、编目，按规定要求整理后，定期移交局机关档案室集中统一管理。

第三章 整理与归档

第七条 根据《中华人民共和国档案法》有关规定，凡本局在日常公务活动中产生形成的各种有保存价值的文件材料均应归档，任何人不得据为己有和拒绝归档或者毁损、丢失。

机关档案包括:

（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；

（三）照片、录音、录像等音像档案;

（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

（六）其他档案。

第八条 具体归档范围和保管期限参照本局编制的《文件材料归档范围和档案保管期限表》，归档文件应当为原件。不需要归档的公文以及刊物、图书资料等，可由各科室单独暂时保存。

文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行。

会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2）、《建设项目档案管理规范》（DA/T 28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定。

照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）规定。

其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

第九条  档案资料的保管期限要根据其利用价值合理确定，文书档案的保管期限为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。会计、人事、基建、设备等档案按有关规定确定保管期限。

第十条 各类档案案卷质量和装具等均按国家档案标准执行。凡属立卷归档的文件、图纸、资料所用书写材料和制成材料必须符合档案质量要求，具有永久、定期30年保存价值的文件材料禁止使用铅笔、水彩笔、圆珠笔书写。

第十一条 局机关应制定统一的档案分类方案。机关档案分类方案一般采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动。

第十二条 局机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应当符合《档号编制规则》（DA/T 13）、《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《数字档案室建设指南》要求，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

局机关档案门类按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码，专业档案按照相关规定设置二级门类代码。

第十三条 各类档案归档时间严格按照国家档案管理标准的规定执行。上一年度的文书档案、业务档案应在次年三月底以前向局档案室移交归档;会计档案隔年送档案室归档;声像及电子档案凡与其他文书档案相关联的，可与相关的文书档案一起归档，其他单项活动的声像、电子档案一般应在活动结束后两个月内归档。信息化项目档案应在项目竣工验收后两个月内由科室负责人整理归档、妥善保存备查，保存时间不少于10年。归档时间有特殊规定的，从其规定。

第十四条 档案的移交与接收。各类档案按照相关标准规范整理后，由各科室兼职档案管理人员填写移交目录一式二份(具体到每份文件，含电子版文档)，与局档案室进行交接后签名盖章，双方各保存一份。

任何科室和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第四章 档案管理和查阅利用

第十五条 局机关根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。

第十六条 局机关设专门档案室。配套完善保管档案的必要设施，室门窗要坚固，要采取档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染“九防”措施。

档案室不得存放与档案保管、保护无关的物品。

无关人员不得擅自进入档案室。

第十七条 局机关档案室应当定期组织各科室档案兼职人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。

第十八条 应运用计算机等现代化手段对局机关档案信息数据进行科学管理，并建立相应的电子档案。电子档案的保管应配备专用的数据存储设备，及时备份。通过网络管理的，还须做好网络安全防护，确保数据的完整、安全。

第十九条 建立档案鉴定销毁小组，对已超过保管期限和解密期限档案进行鉴定。销毁文件时，要编制销毁清册，档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按流程进行销毁。

第二十条 局机关分管档案工作的单位负责人、办公室负责人、档案工作负责人、相关业务科室负责人、相关业务科室档案兼职人员在档案销毁清册上签署意见。

第二十一条 局机关办公室组织档案销毁工作，并与相关业务科室共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；执行销毁档案任务时，必须有两人以上监督，必须到指定场所进行销毁;在档案销毁后、应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

第二十二条 档案查阅利用

（一）查阅档案资料应办理有关手续，查阅局党组纪要，必须经局分管领导批准。查阅档案须在局档案室内进行，不能擅自带出查阅。外来单位查阅档案，必须持有单位介绍信，并经办公室主任批准。查阅档案的单位或个人，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容，也不得擅自将材料装入档案。

（二）有密级的文件档案不能借出和复印，查阅须经局办公室主任批准。查阅人应严格遵守保密制度和阅档规定，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。

（三）借阅档案必须遵循有关规定，履行必要的借阅手续，不得转借他人，阅完及时归还，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

第五章 档案信息化建设

第二十三条 局机关加强档案信息化工作。局机关档案信息化工作与局机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，资源共享共用。    局机关建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作。    电子档案的文件格式和质量应当符合标准要求，元数据应当齐全完整，满足长期保存要求。    局机关办公室统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作，采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。

第六章 档案管理奖惩

第二十四条 对认真遵守档案管理工作规定，在档案管理工作中爱岗敬业、成绩突出的，应当予以表彰和奖励。对违反档案管理规定的，要予以批评并责令改正;对档案工作造成影响或受到损失的，视情节轻重，要追究直接责任人和相关科室负责人的责任。

第七章 档案管理突发事件应急处置

第二十五条 突发事件应急处置是指可能危及档案安全的汛期警报、火灾警报、防盗保密事件等处理与防范措施，以及及时地组织人员，保证档案安全的活动。档案是不可再生资源。当面临其他财产损失和档案安全的选择时，要把保障档案的安全作为重大事故和自然灾害紧急处置的首要任务，最大限度地减少其对档案的影响。

第二十六条 组织机构及主要职责

（一）档案管理应急工作领导小组的组成

由分管档案工作的班子成员任组长，办公室主任任副组长，成员由局机关、大数据中心相关科室负责人和档案、信息安全工作人员组成。应急工作领导小组办公室设在局办公室。

（二）领导小组及办公室主要职责

当档案室发生重大事故或灾害时，具体组织事故处理，救灾管理和协调工作，及时统计受灾影响范围和受灾程度，向局领导做好情况汇报。

第二十七条 处置程序

（一）局档案管理突发事件应急工作领导小组办公室通知各相关科室参与应急处置。在局档案管理突发事件应急工作领导小组的统一指挥下，局机关、中心各相关科室加强沟通、互相支持、积极配合、密切协作。

（二）应急处置过程中，局档案管理应急工作领导小组办公室督促检查各项决策和应对措施的落实执行情况，确保各项处置决策和应对措施落实到位，取得实效。

（三）档案管理突发事件处置完毕，由局档案管理突发事件应急工作领导小组办公室提出终止应急状态的建议，经局领导批准后，终止应急响应并由局档案管理突发事件应急工作领导办公室通知相关科室。

第八章 附  则

第二十八条  本办法自发布之日起执行。